По действующим правилам, выдача подотчетных сумм производится на основании либо заявления работника, либо распорядительного документа работодателя (приказа, распоряжения и т.п.)  Причем в последнем случае в одном таком документе может быть указано несколько подотчетников.

Поскольку на каждую выдачу денег под отчет должен быть оформлен отдельный расходно-кассовый ордер, информация о выдаваемых суммах прописывается в распорядительном документе детализировано. А именно, в отношении каждого из подотчетных лиц нужно указать:

— Ф.И.О;

— сумму, выдаваемую под отчет;

— срок, на который выданы деньги.

Источник: Письмо ЦБ РФ от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158